Scheduled Tasks (tareas programadas)

Objetivo

Una tarea programada es una instrucción fija que uno de tus agents ejecuta por su cuenta, según un horario recurrente. Cada vez que se dispara, el agent cumple la instrucción usando sus propias herramientas y, si quieres, entrega el resultado a un número por WhatsApp o a un buzón por email. Las tareas que creas aquí y las que configuras pidiéndoselo a Helio en lenguaje natural aparecen en la misma lista, así que ambas siempre coinciden.

Usos típicos: un resumen diario de citas enviado a tu WhatsApp a las 8:00, un recuento semanal de ventas por email cada lunes, o una tarea "solo herramientas" que solo realiza una acción de calendario cada mañana sin enviar nada a nadie.

Acceso

Sidebar -> Scheduled Tasks Ruta: /app/{tenant}/scheduled-tasks

Roles

• owner, admin: crear, editar, pausar o reanudar, ejecutar ahora y eliminar tareas.
• agent: puede abrir la página y ver las tareas y su historial de ejecuciones, pero no ve ninguno de los controles de gestión.

Disponibilidad y requisitos previos

Scheduled Tasks tiene tres condiciones. Si no lo ves, es por una de estas:

• Acceso anticipado: Scheduled Tasks se está liberando de forma gradual y aún no es de disponibilidad general, así que muchos workspaces no lo verán. Cuando no está habilitado, el elemento se oculta del sidebar y la página redirige a tu dashboard.
• Plan: tu plan debe incluir tareas programadas. Si no las incluye, o has alcanzado tu límite de tareas activas, aparece un diálogo de límite de plan con un enlace para mejorar el plan.
• Al menos un agent: sin agents, el botón New task queda deshabilitado — crea primero un agent.

Para entregar por un canal, el agent seleccionado ya debe poder usarlo (ver Entrega más abajo). Una tarea "solo herramientas" no necesita ningún canal.

Cómo se ejecuta una tarea

• Un programador en segundo plano revisa cada minuto y ejecuta cada tarea activa cuando su hora local coincide, dentro de una ventana de tolerancia de 30 minutos después de la hora que fijaste.
• Las ejecuciones se de-duplican por frecuencia, así que una tarea se dispara aproximadamente una vez por día, semana o mes según su configuración — nunca dos veces para la misma franja.
• La hora que eliges es la hora local (reloj de pared) en la timezone de la tarea (la timezone del workspace por defecto).
• Solo se ejecutan las tareas activas. Una tarea pausada nunca se dispara y no cuenta para el límite de tareas activas de tu plan.
• Si una ejecución falla, la tarea registra el error y simplemente espera a la siguiente hora programada. No reintenta en bucle.
• Apuntar el agent de una tarea a un coordinador de equipo aprobado ejecuta todo el equipo automáticamente según el horario.

Crear una tarea

Haz clic en New task (owner/admin) para abrir el formulario de la tarea. Está centrado en la instrucción: describes qué debe hacer el agent y luego eliges cuándo y a dónde va el resultado.

Debajo de la instrucción, una línea This agent can use muestra las capacidades habilitadas del agent — Knowledge base, Data tables, Web search, Contacts, Calendar y Send email — para que escribas instrucciones que el agent realmente pueda cumplir. Una línea Connected lista las cuentas de WhatsApp, Email y Voice del agent.

Las tareas nuevas quedan activas de inmediato.

Entrega

La entrega está guiada para que una tarea solo pueda enviar donde el agent realmente puede:

• No delivery (tools only): el agent solo ejecuta sus herramientas (por ejemplo, una acción de calendario). No se envía nada a nadie.
• WhatsApp: se ofrece solo cuando el agent seleccionado tiene un número de WhatsApp activo. Si el agent tiene varios números, eliges cuál envía; con uno, se elige automáticamente. Si no tiene ninguno, un enlace Connect one lleva al módulo de WhatsApp.
• Email: se ofrece solo cuando el agent tiene la herramienta de envío de email habilitada con una cuenta conectada. El mensaje se envía desde esa cuenta. Si no está habilitada, un enlace Enable it lleva a la configuración del agent.

Un canal que el agent seleccionado no puede usar nunca queda seleccionado — cambiar de agent restablece la entrega al valor seguro por defecto "No delivery" cuando hace falta.

La lista de tareas

Cada tarea aparece como una tarjeta que muestra su nombre, una insignia Active o Paused, la instrucción, el agent, el horario y el destino de entrega (o "No delivery (tools only)").

Cuando una tarea se ha ejecutado, la tarjeta también muestra Last run con una marca de éxito o error y, para las tareas activas, la hora prevista de Next run. Tras una ejecución fallida verás una nota de que reintentará en la siguiente hora programada.

La línea de uso en la parte superior muestra cuántas tareas activas tienes frente al límite de tu plan.

Historial de ejecuciones

Cada tarjeta de tarea tiene una sección expandible Run history. Ábrela para cargar las ejecuciones más recientes (hasta 10). Cada entrada muestra:

Gestionar una tarea

Controles de owner/admin en cada tarjeta:

• Run now: ejecuta una tarea activa de inmediato, fuera de su cadencia normal. La ejecución es sincrónica y puede tardar hasta unos 90 segundos; el botón muestra un estado de ejecución y el resultado llega como una notificación. Una ejecución manual retiene brevemente la siguiente ejecución automática para que una tarea no se dispare dos veces. No puedes iniciar una ejecución mientras ya hay una en curso.
• Pause / resume: el interruptor apaga o enciende una tarea. Las tareas pausadas nunca se ejecutan y no cuentan para el límite de tu plan; reanudar una se vuelve a verificar contra tu plan.
• Edit: cambia la instrucción, el horario o la entrega. El agent no se puede reasignar al editar — para mover una tarea a otro agent, vuelve a crearla.
• Delete: elimina la tarea tras una confirmación. Una tarea eliminada deja de ejecutarse y no se puede recuperar.

Buenas prácticas

• Escribe la instrucción de modo que solo dependa de herramientas que el agent realmente tiene — revisa los chips de This agent can use antes de guardar.
• Mantén el destino al día: WhatsApp necesita un número de teléfono en formato internacional, email una dirección válida.
• Usa Run now para confirmar que una tarea se comporta como esperas antes de confiar en su horario, y luego revisa Run history para ver el resultado.
• Pausa una tarea en lugar de eliminarla si solo quieres detenerla temporalmente.

Errores comunes

• This task is already running: una ejecución (programada o manual) sigue en curso. Espera a que termine antes de volver a ejecutarla.
• WhatsApp / Email no disponible: el agent seleccionado no tiene un número de WhatsApp conectado, o su herramienta de envío de email está apagada. Usa el enlace del formulario para configurarlo, o elige otro agent o "No delivery".
• Límite de plan alcanzado: estás en el número de tareas activas de tu plan. Pausa o elimina una, o mejora tu plan, y vuelve a intentarlo.
• La última ejecución falló: abre Run history para ver la vista previa del error. La tarea reintentará por su cuenta en su siguiente hora programada.