Documentos

Objetivo

Construye y gestiona tu base de conocimiento de IA. Sube documentos para que tus agentes respondan preguntas con tu propio contenido usando RAG (Retrieval Augmented Generation). Cada documento se indexa en tu base de conocimiento de Google File Search, puede enriquecerse con un AI overview y puede asignarse a uno o varios agentes.

Acceso

Sidebar -> Documents Ruta: /app/{tenant}/documents

Roles

• owner, admin, agent — abren el módulo, suben documentos, reintentan subidas fallidas y generan AI overviews.
• owner, admin — eliminan documentos y asignan o quitan documentos a los agentes. Los agents ven las asignaciones en modo solo lectura y no ven la acción de eliminar.
• viewer — sin acceso a este módulo.

Requisitos previos

• Una Google AI API key conectada en Integrations (requerida). Hasta conectarla, aparece un aviso y Upload Document abre un diálogo que enlaza a Integrations.
• Un email verificado. La subida se bloquea hasta verificar tu email en los planes que lo requieren.
• Una suscripción activa. La subida se bloquea mientras la suscripción esté restringida o suspendida.
• Cupos de documentos disponibles en tu plan (ver Planes y límites).

Planes y límites

Subir un documento

Pasos:

1. Pulsa Upload Document.
2. Arrastra un archivo al área de subida, o haz clic para buscarlo.
3. Completa los campos.
4. (Opcional) Abre Advanced settings para ajustar el chunking.
5. Pulsa Upload Document.

Campos:

Tipos de archivo soportados:

• PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, MD, CSV, JSON, HTML, PNG, JPEG, DOC, XLS, RTF, ODT

Algunos formatos reconocibles no están soportados y se rechazan con un mensaje específico que nombra el formato y sugiere a qué convertirlo: imágenes HEIC/HEIF, WEBP y TIFF (convertir a JPEG o PNG), PowerPoint antiguo PPT (convertir a PPTX), OpenDocument Spreadsheet ODS (convertir a XLSX o CSV) y exportaciones de email EML (convertir a PDF o texto plano).

El contenido del archivo se valida contra su tipo real al subir, no solo por la extensión. Un archivo renombrado o corrupto se rechaza aunque declare un tipo soportado.

Tras subirlo, el documento aparece como Processing y se indexa en segundo plano. El enriquecimiento con IA es automático: se extrae un resumen breve para todos los documentos y, para los de tipo Legal, también se construye un índice por artículo.

Tipos de documento (presets de chunking)

El Document Type controla cómo se divide el archivo en chunks para la búsqueda. Elige el que mejor se ajuste al contenido.

Si dejas el Document Type en su valor por defecto General, Helios elige automáticamente un preset mejor para algunos archivos: hojas de cálculo, CSV y JSON se trocean con el preset Technical para que una fila o registro completo nunca quede partido a la mitad. Una elección explícita de cualquier tipo siempre se respeta y nunca se sobrescribe.

Ajustes avanzados de chunking

Abre Advanced settings en el diálogo de subida para sobrescribir el preset en casos técnicos. Con Advanced activado, se usan sus valores en lugar del preset del Document Type.

Los valores personalizados se ajustan a límites seguros antes de procesar.

Procesamiento y estados

Cada documento muestra un estado:

Cada documento también muestra el estado en el store de la base de conocimiento: Ready, Processing, Failed, o No File in Store.

Un documento atascado en Processing por más de 2 minutos sin indexarse se marca automáticamente como Failed para que puedas actuar.

Para un documento Failed (o atascado en Processing), la acción de reintentar te permite volver a seleccionar el archivo y ejecutar la indexación de nuevo. Reaplica las mismas comprobaciones que una subida nueva (Google AI key, verificación de email, tipo, tamaño y el límite de ritmo de subida).

AI overview (enriquecimiento)

Un AI overview es un resumen breve que tu agente usa para describir de qué trata un documento. Para los documentos de tipo Legal, también se guarda un índice por artículo para que el agente pueda citar cualquier artículo verbatim por su número.

• El enriquecimiento corre automáticamente tras cada subida. También puedes generar o regenerar el overview desde la fila del documento (Generate AI overview) o desde la vista de detalle; el control aparece cuando el documento está Ready.
• Los documentos dejados en el tipo General se clasifican automáticamente durante el enriquecimiento: si la extracción detecta que el contenido es en realidad material legal, técnico o de FAQ, el Document Type se actualiza — y un documento detectado como Legal recibe su índice por artículo aunque nunca hayas elegido Legal. Una elección explícita de tipo nunca se sobrescribe.
• Para los PDF legales, el índice de artículos se extrae directamente del texto del documento siempre que es posible, con la extracción por IA como respaldo. Al regenerar se reutiliza el texto guardado cuando existe, lo que lo hace rápido y casi gratis.
• El trabajo corre en segundo plano. Recibes una notificación cuando termina, aunque salgas de la página.
• Costo en tu Google AI key: alrededor de $0.005 por el resumen en documentos cortos, hasta alrededor de $0.10 cuando corren tanto el resumen como el índice de artículos legales en códigos legales largos.
• Regenera tras cambiar el contenido del documento, o si una extracción anterior omitió algo.

Detalle del documento

Haz clic en el nombre de un documento para abrir su vista de detalle. Muestra:

• Información del archivo: tamaño, tipo de archivo, fecha de subida y estado en el store de la base de conocimiento.
• AI overview: título, tipo de documento, total de artículos, total de capítulos, autoridad firmante, fecha de firma, jurisdicción y resumen (cuando se extraen).
• Agentes asignados.

Los archivos originales no se pueden descargar. Helios indexa los documentos en tu base de conocimiento para su recuperación y no guarda una copia separada del archivo original, y Google File Search no ofrece una forma de descargarlo una vez indexado.

Asignar documentos a agentes

Cada fila de documento y la vista de detalle incluyen un control Assign agents.

• Activa un agente para agregar o quitar el documento de su base de conocimiento.
• Asignar el primer documento a un agente activa su base de conocimiento (RAG); quitar el último la desactiva.
• Solo owner y admin pueden cambiar las asignaciones; los agents las ven en modo solo lectura.
• También puedes gestionar las mismas asignaciones por agente desde la sección de base de conocimiento del editor de Agents.

Búsqueda y filtros

• Caja de búsqueda: coincide por nombre de archivo, display name, description y tipo de documento.
• Pills de estado: All statuses, Ready, Processing y Failed, cada uno con su conteo.
• Filtro de tipo: All types, General, Legal / Regulatory, Technical / Code y FAQ / Q&A.
• Los chips de estadística sobre la lista muestran Total Documents y Ready, y también Processing y Failed cuando existen.

Eliminar un documento

Pulsa el icono de eliminar en la fila del documento y confirma. Solo owner y admin ven esta acción. Elimina el documento de forma permanente de tu base de conocimiento y de los agentes a los que estaba asignado, y no se puede deshacer. Si el documento no puede quitarse del store de la base de conocimiento, la eliminación se aborta para que nada quede a medio borrar — inténtalo de nuevo.

Buenas prácticas

• Dale a cada documento un Display Name claro.
• Escribe una Description para que el agente sepa cuándo usar el documento.
• Elige el Document Type correcto. Usa Legal para leyes y contratos y habilitar la búsqueda verbatim por artículo.
• Divide los documentos muy largos por tema.
• Genera el AI overview para que los agentes puedan describir los documentos de un vistazo.

Errores comunes

Captura

Relacionado

• Agentes de IA (RAG)
• Integraciones (Google AI API key)