Contactos

Objetivo

Manten cada relación con tus clientes en un solo lugar, desde el primer lead hasta el cliente fiel. Contactos (etiquetado como CRM en la aplicación) ofrece una lista buscable, un pipeline de ventas con arrastrar y soltar, campos personalizados, líneas de tiempo por contacto y scoring de leads con IA opcional. Tus agents de IA leen y actualizan estos mismos contactos automáticamente durante las conversaciones.

Acceso

Sidebar -> Customers -> CRM

Rutas:

• Lista / Pipeline: /app/{tenant}/contacts
• Detalle del contacto: /app/{tenant}/contacts/{id}
• Etapas del pipeline: /app/{tenant}/contacts/pipeline
• Campos personalizados y etiquetas de estado: /app/{tenant}/contacts/fields
• Scoring de leads con IA: /app/{tenant}/contacts/ai
• Importar desde CSV: /app/{tenant}/contacts/import
• Audiences and consent: /app/{tenant}/contacts/audiences

Roles

• owner, admin, agent — acceso completo al CRM (ver, crear, editar, archivar, importar/exportar).
• viewer — sin acceso al CRM.
• Renombrar las etiquetas de estado (ver Etiquetas de estado del contacto) está restringido a owner y admin; los agents las ven en modo de solo lectura.
• Audiences and consent forma parte de un despliegue gradual. Si aún no está habilitado en tu workspace, contacta a soporte.

Requisitos previos

• No se necesita configuración para explorar los contactos.
• Para crear, editar o archivar contactos, el email de tu cuenta debe estar verificado.
• El scoring de leads con IA requiere un plan de pago que incluya scoring y tu propia OpenAI API key conectada en Settings (BYOK). Ver Scoring de leads con IA.

Vistas

Usa el selector de vista en la parte superior de la página para alternar entre dos diseños de los mismos contactos:

La lista muestra cuatro tarjetas de estadísticas calculadas en el servidor — Total, Leads, Active, Customers — que cuentan todos los contactos no archivados, no solo la página actual.

Crear un contacto (Add Contact)

1. Pulsa Add Contact.
2. Completa el formulario.
3. Pulsa Create Contact.

Campos:

Editar y archivar

• Edit — abre el menú de tres puntos en una fila (o Edit en la página de detalle), ajusta los campos y pulsa Save Changes.
• Archive — abre el menú de tres puntos y pulsa Archive, luego confirma. Archivar es un borrado suave: el contacto sale de tu lista activa, del buscador, de las estadísticas y de la exportación, pero sus datos se conservan.

Buscar, filtrar y ordenar

• Search busca por name, email, phone y company, además de cualquier campo personalizado marcado como Include in agent search. La entrada se aplica con un pequeño retardo mientras escribes.
• Filters (botón Filter) permiten acotar por:
  • Status — All, Lead, Active, Customer.
  • Tag — cualquier etiqueta en uso.
  • Owner — All owners, My contacts, Unassigned, o un miembro concreto del equipo.
  • Sort — actividad más reciente, o Score (solo cuando el scoring con IA está habilitado).
• En escritorio, las columnas de la lista son Name, Company, Stage, Score (cuando el scoring está activo), Owner y Updated.
• Usa Load more para paginar los resultados (50 por página).

Acciones masivas

Selecciona filas con las casillas de fila, o usa Select all matching contacts para seleccionar cada contacto que coincida con los filtros actuales (hasta 5.000). La barra de acciones flotante ofrece entonces:

Las selecciones grandes se procesan por lotes; si un lote falla a mitad, la lista se refresca para mostrar lo que se aplicó.

Detalle del contacto

Abre un contacto para ver su registro completo y su historial. La cabecera muestra el name, el status, el email y el phone (con botones de copiar), company, job title, tags y un selector de owner, además de acciones rápidas de WhatsApp y Email.

Pestañas:

Etapas del pipeline

La vista Pipeline (Kanban) agrupa los contactos en etapas, con una columna Unstaged para los contactos aún sin ubicar. Arrastra una tarjeta a otra etapa para moverla (accesible con teclado). El score de IA y la acción sugerida aparecen en las tarjetas cuando el scoring está habilitado.

Gestiona las etapas en /app/{tenant}/contacts/pipeline (Pipeline stages en el menú de más opciones):

• Add una etapa, y arrastra para reordenar.
• Haz clic en una etapa para renombrarla o cambiar su color.
• Marca una etapa como Won o Lost para clasificar los resultados.
• La etapa default no se puede eliminar. Eliminar cualquier otra etapa deja sus contactos sin etapa.

Valores de deal

En el tablero Pipeline, pulsa Track deal values para añadir un campo de moneda a tus contactos. Después puedes hacer clic en una tarjeta para introducir un importe, y el tablero muestra totales por etapa más un resumen Open y Won basado en tus marcas de etapa Won/Lost.

Campos personalizados

Define campos adicionales para tu CRM en /app/{tenant}/contacts/fields (Customize Fields). Los campos personalizados aparecen en el formulario de contacto, en la página de detalle, y están disponibles para tus agents de IA.

Cada campo tiene un Label, un Field Key autogenerado (minúsculas, números y guiones bajos; bloqueado tras la creación), un Type, un placeholder y un group opcionales, y tres interruptores: Required, Show in list view e Include in agent search.

Tipos de campo:

Eliminar un campo conserva los datos ya almacenados en los contactos, pero deja de mostrarse en la interfaz.

Etiquetas de estado del contacto

En la misma página de Customize Fields, la tarjeta Contact status labels permite renombrar los cuatro estados del ciclo de vida (Lead, Active, Customer, Archived) para adaptarlos a tu negocio — por ejemplo, una clínica que renombra Customer a Paciente. Deja un campo en blanco para conservar el valor por defecto. Solo cambia la etiqueta mostrada; los valores subyacentes, las automatizaciones y el comportamiento de los agents no se ven afectados. La edición está limitada a owners y admins.

Scoring de leads con IA

El scoring de leads con IA está desactivado por defecto. Cuando se habilita, cada contacto recibe un score de 0-100, una acción sugerida siguiente y una tarjeta de insights, basados en su línea de tiempo.

Configúralo en /app/{tenant}/contacts/ai (AI Scoring en el menú de más opciones):

• Requiere tu propia OpenAI API key conectada en Settings (BYOK — el scoring se ejecuta en tu cuenta de OpenAI, aproximadamente $0.0002 por contacto).
• Requiere un plan que incluya scoring. El presupuesto nocturno por plan es:

• El trabajo nocturno se ejecuta a diario a las 04:00 UTC. Los contactos sin actividad en los últimos 30 días se omiten para controlar el costo. Las ejecuciones recientes se listan con su estado y sus conteos.
• También puedes re-puntuar contactos seleccionados a demanda desde las acciones masivas de la lista.

Importar desde CSV

Importa contactos de forma masiva en /app/{tenant}/contacts/import (Import CSV).

1. Arrastra un archivo .csv a la zona de carga, o pulsa Choose CSV file. La primera fila debe contener los encabezados de columna.
2. Revisa la vista previa y el mapeo de columnas. Las columnas estándar — name, email, phone, company, job_title, notes, status y tags (separadas por comas) — se emparejan automáticamente. Cualquier otra columna puede mapearse a un campo personalizado u omitirse.
3. Una insignia indica si una columna de "Custom field" resuelve a un campo real o se omitirá como Unmapped.
4. Pulsa Import.

Cada fila necesita al menos un name, email o phone. Las filas se omiten (y se reportan) cuando les faltan las tres, tienen un email duplicado o llevan un status inválido. Las filas sin status quedan por defecto como Lead.

Exportar a CSV

Usa CSV -> Export en la cabecera para descargar todos los contactos no archivados como contacts-YYYY-MM-DD.csv. El archivo incluye los campos estándar, tags, source, ai_score, marcas de tiempo y una columna por cada campo personalizado (con el prefijo custom_).

Audiences and consent

Audiences and consent (Audiences and consent en el menú de más opciones) permite guardar segmentos reutilizables — grupos por reglas construidos sobre los mismos filtros que la lista de contactos — y gestionar el consentimiento de campañas por canal que alimenta funciones de campañas posteriores. Este módulo forma parte de un despliegue gradual; si no está disponible en tu workspace, contacta a soporte.

Buenas prácticas

• Manten el status y la etapa del pipeline al día para que tus estadísticas, filtros y agents reflejen la realidad.
• Completa email y phone para desbloquear las acciones rápidas de WhatsApp y email.
• Usa tags y campos personalizados para capturar lo que importa a tu negocio, y marca los campos que tus agents deben buscar.
• Marca las etapas como Won o Lost para que el pipeline pueda sumar el valor de deals abiertos y ganados.
• Renombra las etiquetas de estado para adaptarlas a tu vertical en lugar de forzar términos genéricos.

Notas comunes

• A contact with this email already exists — los emails deben ser únicos; edita el contacto existente en su lugar.
• Si el email de tu cuenta no está verificado, crear, editar y archivar quedan bloqueados hasta que lo verifiques.
• El scoring con IA permanece desactivado a menos que tengas un plan que lo incluya y hayas conectado tu OpenAI key.
• Al importar, las filas sin name/email/phone, con email duplicado o con un status inválido se omiten y se listan en el resultado.
• El Field Key de un campo personalizado no se puede cambiar después de crear el campo.
• La etapa del pipeline por defecto no se puede eliminar.
• Los contactos archivados se ocultan de la lista, el buscador, las estadísticas y la exportación, pero sus datos se conservan.

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