Bandeja de entrada (Email)

Objetivo

Gestiona el email entrante y saliente con ayuda de IA y aprobación humana (human-in-the-loop). Un agent asignado analiza cada email entrante, redacta una respuesta, la categoriza y la envía automáticamente o la deja para tu revisión.

Acceso

Sidebar -> Email

Rutas:

• /app/{tenant}/inbox (conectar cuentas / entrada a ajustes)
• /app/{tenant}/inbox/all (todas las cuentas)
• /app/{tenant}/inbox/{credentialId} (una cuenta)
• /app/{tenant}/inbox/message/{id} (detalle del email)

Si ya existen cuentas, /app/{tenant}/inbox redirige a /app/{tenant}/inbox/all.

Roles

• owner, admin: acceso completo — conectar, configurar, verificar, probar y eliminar cuentas, además de revisar y enviar respuestas.
• agent: revisar, redactar, reasignar y usar Approve & Send. No puede conectar, configurar ni eliminar cuentas.
• viewer: sin acceso (el módulo Email queda oculto).

Requisitos previos

• Módulo en early access: Email se habilita de forma gradual. Si no ves Email en el sidebar, contacta a soporte para solicitar acceso.
• El email de tu cuenta de Helios debe estar verificado. Conectar un buzón queda bloqueado hasta que lo verifiques.
• Al menos un agent activo con el canal Email habilitado. Si no hay ninguno, un aviso te lleva al módulo Agents.
• Un buzón conectado: Gmail / Google Workspace u Outlook / Microsoft 365 (ambos por OAuth).
• Las funciones de IA (borradores, resúmenes, sentiment, categorización) requieren acceso a modelos — mediante los créditos incluidos en tu plan o tu propia clave de proveedor configurada en Integrations. El email procesado cuenta para la cuota de tu plan; al alcanzar el límite, los emails muestran el estado Quota Exceeded.

Conectar una cuenta de email

En Email, pulsa Connect Email Account (primera cuenta) o Connect New Account. Se abre un diálogo con los proveedores disponibles.

Si no tienes un agent elegible, aparece un diálogo Agent required — crea primero un agent con el canal Email / Inbox habilitado. Si el email de tu cuenta no está verificado, se te pide verificarlo antes de continuar.

Gmail (OAuth)

1. En el diálogo, ubica Gmail / Google Workspace.
2. Elige un agent en el desplegable Select agent.
3. Pulsa Connect y completa la pantalla de consentimiento de Google.
4. Vuelves a Email con el buzón conectado.

Outlook (OAuth)

1. En el diálogo, ubica Outlook / Microsoft 365.
2. Elige un agent en el desplegable Select agent.
3. Pulsa Connect y completa la pantalla de consentimiento de Microsoft.
4. Vuelves a Email con el buzón conectado. Outlook sincroniza la bandeja de entrada, los enviados y las categorías.

Gestionar cuentas conectadas

Cada cuenta conectada aparece como una fila con un toggle, badges y un menú.

• Toggle Active / Inactive. Si el agent vinculado a la cuenta está inactivo, activar la cuenta abre un diálogo Choose an active agent to reactivate para cambiar a un agent activo.
• Open mailbox: abre la lista de emails de esta cuenta.
• Menú — Verify: prueba la conectividad (visible mientras la cuenta esté sin verificar). Test email: envía un mensaje de prueba para confirmar la entrega. Edit: abre Email Account Configuration.
• La fila expandida muestra el agent asignado y la hora de la última sincronización o un estado de sincronización claro.

Badges de la cuenta:

Nunca se muestran errores crudos del proveedor. Los problemas de sincronización aparecen como estados en lenguaje claro, por ejemplo "Connection expired. Reconnect this account."

Email Account Configuration (por cuenta)

Ruta rápida: Email -> menú de la cuenta -> Edit.

Account Configuration

Variables de firma disponibles:

• {sender_name}
• {agent_name}
• {tenant_name}
• {account_email}
• {sender_role}

AI Response Settings

Estas opciones aparecen cuando hay un agent asignado.

• Generate AI Responses: el agent redacta respuestas sugeridas. Los resúmenes, el sentiment y la categorización siempre se ejecutan cuando hay un agent asignado, aunque esto esté desactivado.
• Send Automatically (visible cuando Generate AI Responses está activo): las respuestas se envían sin esperar aprobación. Si está desactivado, todas las respuestas quedan como borradores. Las auto-respuestas a remitentes no-reply / de sistema siempre se bloquean.

Lo siguiente aparece cuando Send Automatically está activo:

• Agent Signature (opcional): una firma que se aplica al enviar automáticamente.
• Auto-Reply Language: Auto (refleja el idioma del remitente) o un idioma específico.
• Require Manual Review For: High y Urgent — los emails con estas prioridades siempre esperan tu aprobación antes de enviarse.
• Auto-Reply Guard (ver abajo).

Auto-Reply Guard

Controla qué remitentes reciben respuestas automáticas. Los remitentes de sistema y no-reply se bloquean por defecto.

Email Categorization

Estas opciones aparecen cuando hay un agent asignado.

• Se listan las categorías actuales. Manage Categories abre los ajustes de Categories.
• Allow agent to suggest new categories automatically.
• Use the Other category when no clear match is found.
• Mailbox Label Sync: sincroniza las categorías de Helios con las labels de Gmail o las categorías de Outlook (solo Gmail u Outlook). Los mensajes permanecen en la bandeja salvo que actives la opción de archivar; la disponibilidad de archivar depende del proveedor.

Daily Summary Email

Envía un resumen recurrente de la actividad de email. Se configura una vez para tu workspace.

Eliminar una cuenta

En Email Account Configuration, la Danger Zone -> Delete email account elimina la configuración y desconecta el buzón. No se puede deshacer. (Solo owner / admin.)

Bandeja de entrada (lista de emails)

Disponible como All Accounts (/app/{tenant}/inbox/all) y por cuenta (/app/{tenant}/inbox/{credentialId}). Ambas muestran estadísticas de resumen y una lista con filtros.

Filtros:

• Search: remitente, asunto, agent, categoría y más.
• Account: cambia de cuenta o mira All Accounts.
• Direction: All Mail / Inbound / Outbound.
• Status: All Status / Pending o Processing / Needs Review / Approved / Sent / Reviewed / Failed / Quota Exceeded.
• Agent: All Agents / Unassigned / un agent específico.
• Category: All Categories / Uncategorized / Not analyzed / una categoría específica.
• Sort: Date o Category.
• Refresh: solo en la vista de una cuenta; trae los últimos mensajes del proveedor.

Columnas: From / To, Subject (con una vista previa corta), Category, Status, Sentiment, Agent y Date. Un icono de escudo marca los emails donde el Auto-Reply Guard bloqueó una respuesta. Aparece un banner cuando el límite del plan bloquea emails. Usa Load more para paginar los resultados.

Valores de estado

Los emails fallidos y sin resolver se eliminan automáticamente a los 30 días.

Detalle del email

Ruta: /app/{tenant}/inbox/message/{id}. Abrir un email entrante lo marca como revisado.

Disposición de entrantes:

• Header: badges de prioridad y estado, más un aviso de entrega o de auto-reply bloqueado cuando aplica.
• Subject.
• Summary: Generate o Refresh un resumen corto para agilizar la revisión.
• AI-Generated Response (editable): edita el borrador y luego Regenerate Response, No Reply Needed o Approve & Send.
• Original Message: el email entrante, renderizado de forma segura.
• Sidebar Metadata: From; Assigned Agent (reasigna con el desplegable); Received; Send using (elige qué cuenta conectada envía la respuesta); Signature (My / Agent / Account / None); Analysis (Intent, Sentiment, Category, Tags) con acción de refrescar.

Los emails salientes se abren en una vista Sent Email de solo lectura con Subject, From, To, Sent, Agent, el cuerpo del mensaje y View full thread.

Notas importantes:

• Para enviar, el campo de respuesta no puede estar vacío.
• Si el auto-reply está bloqueado para el remitente, la generación con IA se desactiva y escribes una respuesta manual; aparece un diálogo de confirmación antes de enviar.
• Los emails approved, sent, reviewed, failed y quota-exceeded son de solo lectura.

Buenas prácticas

• Asigna un agent activo a cada cuenta antes de activar las respuestas con IA.
• Mantén categorías claras para que la clasificación y el label sync sigan siendo útiles.
• Empieza con borradores (Send Automatically desactivado) y activa el envío automático cuando confíes en las respuestas; mantén High y Urgent bajo revisión manual.
• Usa el Auto-Reply Guard para no responder a remitentes no-reply, billing o de envíos masivos.
• Escribe firmas con variables para que cada cuenta y agent queden consistentes.

Errores comunes

• Connection expired: reconecta la cuenta (vuelve a ejecutar el OAuth de Gmail u Outlook desde la cuenta).
• Verify falla: desconecta y reconecta el buzón por OAuth.
• Linked agent inactive: la cuenta solo envía una auto-respuesta de "no disponible" hasta que cambies a un agent activo mediante el diálogo de reactivación.
• No aparece la respuesta de IA: confirma que hay un agent asignado, que Generate AI Responses está activo y que hay acceso a modelos.
• Quota Exceeded: se alcanzó el límite del plan; mejora tu plan o espera al siguiente ciclo de facturación.

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